DSGVO, welche Ergebnisse 6 Monate später?

Das Inkrafttreten der Europäischen Datenschutzgrundverordnung ("DSGVO") am 25. Mai 2018 stellt einen wichtigen Wendepunkt bei der Verwaltung personenbezogener Daten durch Unternehmen. Freiberufler, multinationale Unternehmen, Non-Profit-Organisation (wie Verbände, Gewerkschaften usw.), aber auch öffentliche Einrichtungen, alle "Organisationen" sind betroffen und sind daher für die Einhaltung des DSGVO verantwortlich.

Was sind personenbezogene Daten?

Dies sind Informationen, die eine natürliche Person direkt oder indirekt identifizieren. Dies können Name, Foto, IP-Adresse, Telefonnummer, Computerverbindungs-ID, Postanschrift, Fingerabdruck, Sprachaufzeichnung, Sozialversicherungsnummer, E-Mail usw. sein.

Wie hat sich die Actimage GmbH auf die Einführung der DSGVO vorbereitet und einen echten Compliance-Aktionsplan verabschiedet?

Dank unserer Juristin, der zum Datenschutzbeauftragten ernannt wurde und aller Mitarbeiter, die über dieser Herausforderungen sensibilisiert wurden, hat die Actimage GmbH eine echte interne Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten errichtet: sei es für die Daten unserer Mitarbeiter, unserer Kunden oder unserer Partner.

Actimage Webseite

Die DSGVO-Compliance konzentrierte sich auch auf die Aktualisierung bestimmter vorgeschriebener Angaben auf unseren Webseiten. Unsere neue Datenschutzerklärung informiert unsere Besucher darüber, wie unsere Webseite die erhaltenen Informationen verwendet und schützt. Sie informiert die Betroffenen insbesondere über unsere Kontaktdaten, die Art der erhobenen Daten, die Zwecke dieser Erhebung oder die Speicherdauer. Zur Vertrauensbildung für unsere Kunden und Nutzer gehört auch die Überarbeitung unserer Cookie-Richtlinie, indem jeder entscheiden kann, ob er Cookies für Analyse- oder Werbezwecke verwenden möchte oder nicht.

Actimage Plattform

Unsere ActiNote 4.0 -Plattform hat auch ihre Allgemeinen Nutzungsbedingungen (ANB) und die Datenschutzerklärung überarbeitet. 

Actimage Personalmanagement

Darüber hinaus hat sich unsere Compliance auch direkt auf unser Personalmanagement ausgewirkt. Wir haben die Arbeitsverträge dahingehend geändert, dass sie die Einwilligung unserer Mitarbeiter in die Verwendung personenbezogener Daten für allgemeine Zwecke wie z.B. Zugang zu IT-Tools, zu spezifische Projektumgebung, vertrauliche Projektinhalte oder Personalverwaltung ausdrücklich enthalten. Außerdem dank verschiedener Sensibilisierungssitzungen im Laufe des Jahres 2018 und der Aktualisierung unserer IT-Charta haben wir unseren Mitarbeitern die besten Praktiken im Bereich des Datenschutzes vermittelt.

Die Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten ist ein wesentliches Element, das zu unserer Einhaltung beiträgt. Es hat uns erlaubt, die richtigen Fragen zu stellen: Brauchen wir diese Daten wirklich im Rahmen dieser Verarbeitung? Ist es wichtig, die Daten so lange zu aufzubewahren? Haben wir diese Daten ausreichend geschützt?

Die DSGVO sollte daher nicht nur ein technisches und juristisches Thema sein: Der Schwerpunkt liegt auch auf der verbindlichen Einführung organisatorischer Maßnahmen. Angesichts der zunehmenden Cyberkriminalität geht es nämlich darum, von Anfang eines Projekts die höchste Datenschutzanforderungen integrieren müssen, wie z.B.:

  • Begrenzte Datenzugriffs- und Aufbewahrungsrichtlinien, um unbefugten Zugriff und unnötige Datenspeicherung in unseren Systemen zu verhindern;
  • Richtlinien zur Datenminimierung, um nur die für unser Vertragsverhältnis relevanten Daten zu speichern;
  • Oder verschlüsselte Verbindung per HTTPS;

Welche Endergebnisse können wir nach diesen 6 Monaten ziehen?

Die DSGVO sollte nicht nur als zusätzliches Hindernis für Unternehmen betrachtet werden, sondern als ein echtes Mittel, um alle Wirtschaftsakteure für die Verwendung der personenbezogenen Daten mehr Verantwortung übernehmen. 

Dank unserer technischen und praktischen Erfahrung als Softwarehersteller seit 1995 sind wir der Meinung, dass die DSGVO kein Selbstzweck ist, sondern einen fortlaufenden Verbesserungsprozess darstellt, der das gesamte Leben eines Unternehmens, weit über den 25. Mai 2018 hinaus, vereinfachen soll.

Und Sie, auf welcher Ebene der DSGVO-Compliance sind Sie? Haben Sie eine Datenschutzrichtlinie in Ihr Unternehmen integriert? Es ist nicht zu spät, um eine echte Einhaltung der DSGVO zu erreichen. Die Actimage GmbH kann Sie dabei unterstützen.

Actimage News

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